Transformando um processo contábil manual de 4h30 em uma conciliação automatizada de 20 minutos.
este projeto foi selecionado pelo trabalho em automatização com ia e impacto pós entrega
ano
2025
duração
6 meses
atuei como
senior product designer
time de design
única designer
entregável
plataforma web
indústria
contabilidade | b2b | saas | financeiro
principais impactos
-93%
tempo médio de conciliação
13x
mais capacidade média operacional
Benefícios para quem usa a ferramenta
Mais padronização e rastreabilidade no processo de conciliação.
Menor risco de erros e retrabalho em classificações e associações.
Menos dependência do cliente durante o fechamento mensal.
Mais segurança fiscal e contábil, com registros mais confiáveis para conformidade e auditorias e menos suscetível à multas.
contexto
Uma etapa crítica do fechamento contábil ainda dependia de um trabalho 100% manual.
A conciliação financeira é uma etapa essencial do fechamento contábil mensal: é nela que cada movimentação bancária é conferida e conectada ao registro correto, como nota fiscal, pagamento, recebimento ou conta contábil. Na BHub, essa rotina impactava tanto a operação contábil, responsável por revisar e classificar os movimentos dos clientes, quanto o cliente final, que precisava enviar extratos, documentos e informações complementares todos os meses.
o problema
Como automatizar uma rotina crítica sem perder controle sobre exceções contábeis?
Antes do Conciliador, a conciliação dependia de um fluxo fragmentado entre planilhas, extratos, notas fiscais, documentos comprobatórios e buscas manuais. O cliente precisava enviar arquivos, preencher a planilha espelho e responder dúvidas, enquanto a operação revisava movimento por movimento, associava notas fiscais, classificava contas contábeis, corrigia inconsistências e preparava o arquivo para integração contábil.
O desafio era reduzir esse esforço sem transformar a automação em uma “caixa-preta”, mantendo visibilidade e controle para revisão, ajustes e exceções.
o entregável
Conciliador: uma ferramenta de backoffice integrada ao Cockpit da BHub para apoiar a operação contábil na conciliação de movimentos financeiros.
A solução combina automação com revisão humana: o sistema sugere associações entre movimentos financeiros e notas fiscais, enquanto a operação pode revisar, ajustar, categorizar e validar informações quando necessário.
os impactos e resultados
De um fluxo manual e distribuído para uma conciliação mais rápida, segura e orientada por dados.
O Conciliador transformou uma rotina manual e dependente do cliente em um fluxo mais automatizado, centralizado e rastreável. O tempo médio de conciliação foi reduzido de aproximadamente 4h30 para 20 minutos, diminuindo esforço operacional, dependência de planilhas e necessidade de contato recorrente com clientes.
Além do ganho de tempo, a solução criou uma base mais escalável para atender múltiplos clientes no fechamento mensal, liberando a operação para focar em exceções, validações e decisões que exigem análise humana.
quer entender melhor os aprendizados e o processo por trás do desenho do conciliador?
contexto & minha participação
assumindo a evolução do mvp e transformando uma primeira hipótese em uma ferramenta pronta para operação
Entrei no projeto após uma exploração inicial, quando já existia um primeiro wireframe criado pelo designer anterior. Como única designer do time, fui responsável por aprofundar o discovery, mapear jornadas, desenhar o MVP, propor evoluções para novas versões, validar a solução com contadores e conduzir a evolução da ferramenta até a entrega para a operação e acompanhamento dos resultados.
A atuação aconteceu em colaboração com PM, engenharia, dados, operação contábil e outras squads responsáveis por integrações críticas do fluxo. Além da interface, o trabalho envolveu transformar um processo pouco documentado em uma experiência operacional viável, priorizada e alinhada às necessidades reais do fechamento mensal.
Reduzindo a complexidade operacional para desenhar uma interface viável
As telas foram desenhadas no Figma para apoiar a operação em um fluxo com alto volume de dados, estados de associação entre movimentos financeiros e notas fiscais, categorização em lote, erros, permissões e casos sem informação suficiente.
O foco foi criar uma experiência que acelerasse tarefas repetitivas sem esconder decisões importantes, mantendo visibilidade para que os contadores pudessem revisar sugestões, ajustar informações e tratar exceções com segurança.
Alinhando a experiência desenhada com regras de negócio, dependências técnicas e recortes de versão
Os protótipos foram usados como ferramenta de alinhamento entre produto, engenharia, dados e operação, ajudando a validar comportamentos, regras de negócio e viabilidade técnica antes da implementação. Esse processo ajudou a antecipar dependências com outras ferramentas internas, reduzir dúvidas de desenvolvimento e equilibrar impacto operacional com restrições técnicas e evoluções futuras do produto.
Testando o MVP na rotina real e apoiando a adoção da operação contábil
A solução foi validada com contadores por meio de entrevistas, testes de usabilidade, shadowing e sessões de acompanhamento. Além de avaliar a interface, essa etapa ajudou a entender se o novo fluxo fazia sentido na rotina real, se os operadores conseguiam confiar nas sugestões do sistema e se a ferramenta reduzia esforço sem tirar o controle sobre decisões críticas.
O lançamento também incluiu treinamentos para apresentar o novo processo, ensinar o uso da plataforma, explicar mudanças na rotina e coletar feedbacks da operação. Esse acompanhamento foi importante para reduzir resistência, identificar dúvidas recorrentes, registrar melhorias e apoiar a transição entre o processo manual e o uso do Conciliador.
Acompanhando a implementação para garantir aderência entre design, produto e operação
Minha atuação também incluiu handoff e sessões de QA de design para garantir aderência entre a experiência desenhada, as regras de negócio e a implementação final, equilibrando impacto operacional, restrições técnicas e evolução futura do produto.
Após o rollout, métricas e sinais qualitativos passaram a ser monitorados em ferramentas como Mixpanel, Databricks e Hotjar, apoiando a evolução da ferramenta com base em uso real, feedback da operação e resultados do processo.
descobertas, aprendizados e trade-offs
ao final de tudo, o que o processo revelou?
O principal aprendizado foi que, em um fluxo contábil crítico, eficiência só gera valor quando vem acompanhada de confiança. A solução precisou equilibrar automação, transparência e controle humano, reduzindo tarefas repetitivas sem esconder exceções, sugestões ambíguas ou decisões que exigiam análise da operação.
As principais dificuldades estavam na falta de documentação do processo, na variação dos dados recebidos, nas dependências com outras ferramentas internas e na necessidade de entregar valor em um MVP com restrições técnicas. O maior trade-off foi decidir o que automatizar, o que manter editável e o que tratar manualmente, garantindo uma primeira versão útil sem comprometer a evolução futura do produto.
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